Messen: Karpfenteich oder Haifischbecken für die PR?
Mit guter Vorbereitung und gezielten Aktionen zum Anziehungspunkt für Journalisten
Messen wie CeBIT, Hannover Messe oder Funkausstellung sind nicht nur eine gute Gelegenheit, das Unternehmen den Zielgruppen zu präsentieren. Sie bieten auch die Chance, Journalistenkontakte auf- und auszubauen. Doch Unternehmen sollten sich klar sein, dass eine Messe für die Medienarbeit zum Haifischbecken werden kann: Der Kampf um die Aufmerksamkeit der Journalisten ist immens. Besonders kleinere, weniger bekannte Unternehmen sehen sich gegenüber Global Playern benachteiligt. Doch mit einer systematischen Vorbereitung und intelligenten Aktionen kann ein Messeauftritt zum Medienmagneten werden.
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Große Branchen-Fachmessen werfen ihre Schatten in den Fachmedien voraus. Eine langfristige Vorbereitung ist deshalb das A und O. Hilfreich ist, die Berichterstattung des Vorjahres unter die Lupe zu nehmen und medienrelevante Themen des aktuellen Messeauftritts zu identifizieren. Denn nur mit guten Themen lassen sich Journalisten auf den Messestand locken.
Der erste Schritt ist ein Klassiker: Eine Pressemeldung soll nicht nur die Presse an den Messestand bringen, ihre Veröffentlichung macht auch Besucher aufmerksam. Der Redaktionsschluss liegt aber meist sechs bis acht Wochen vor dem eigentlichen Messetermin. Konzept, Themenschwerpunkt und Programm müssen also bis dahin stehen. Dann sollte auch feststehen, wer den Journalisten als Ansprechpartner zur Verfügung steht – am besten ein Geschäftsführer oder Vorstand. Marketing- oder PR-Verantwortliche sind weniger begehrt.
Informationen und Give aways
Journalisten leiden auf wichtigen Messen unter Zeitmangel: gut vorbereitete, kompakte Informationen zu den ausgestellten Produkten sowie Basismaterial zum Unternehmen wie Unternehmensprofil, Biografien oder Datenblätter mit Fakten erhöhen die Veröffentlichungs-Chancen. Immer wichtiger wird Bildmaterial: gut gemachte Fotos erhöhen die Abdruckwahrscheinlichkeit wesentlich. Alle Unterlagen sollten am Messestand sowie im Pressezentrum der Messe hinterlegt werden.
Intelligente Give-aways mit Zusatznutzen für Journalisten steigern die Attraktivität des Unternehmens. Begehrt sind USB-Sticks mit dem Logo des Unternehmens, die die Presseunterlagen in digitaler Form enthalten oder Rucksäcke, die Journalisten beim Transport der zahlreichen Unterlagen helfen. Doch auch Mitbringsel mit Bezug auf das Unternehmen oder die Neuigkeiten werden gut angenommen.
Aktionen für Journalisten
Doch Pressemappe oder Give-aways sind nur die halbe Miete. Besonders für kleinere Unternehmen ist es wichtig, Aktionen abseits der obligatorischen Pressekonferenz anzubieten. Hier ist Kreativität gefragt: Was bietet Journalisten einen Zusatznutzen, erleichtert ihre Arbeit oder weckt Neugier?
Auf positive Resonanz bei Journalisten treffen Guided Tours mit Branchen-Gurus: Unternehmen engagieren einen Branchen-Experten, der Journalisten über die Messe führt und neueste Trends vorstellt. Der Guide steht für Kompetenz und Neutralität. Journalisten erhalten die wichtigsten Themen bereits vorselektiert und aufbereitet, was im Messestress entlastet. Unternehmen müssen damit rechnen, in der Berichterstattung neben anderen Firmen zu stehen. Aber eine solche Aktion bietet eine hervorragende Gelegenheit, persönliche Kontakte zu Journalisten zu knüpfen.
Attraktiv ist auch ein allmorgendlicher Themenservice für Journalisten: Im Rahmen eines Pressefrühstücks liefert das Unternehmen die wichtigsten Informationen zu einem bestimmten Thema oder eine Kombination aus Rückblick und Vorschau auf Attraktionen der Messe. Für Journalisten ist dies ein willkommener Service, der ihnen eine Menge Recherche abnimmt. Allerdings ist der Aufwand für das Unternehmen erheblich: ein Team muss täglich die wichtigsten Infos aus dem Messegeschehen selektieren und aufbereiten. Dafür winken persönliche Medienkontakte, ein Vertrauensgewinn bei Journalisten und die Chance, Themen zu platzieren.
Oft hilft es auch, das eigene Thema in breiterem Zusammenhang zu präsentierten: Nimmt ein Unternehmen für Einzelgespräche oder einen Presseevent Partner oder gar Konkurrenten mit ins Boot, bietet sich den Journalisten gleich ein umfassenderes Bild des Marktes. Die Hoffnung auf kontroverse Diskussionen sorgt für zusätzliche Anziehungskraft.
Nachbereitung
Medienkontakte sind wertvoll. Oft kristallisieren sich in persönlichen Gesprächen auf der Messe Themenschwerpunkte heraus. Unternehmen sollten dies nutzen und im Nachgang den Journalisten Fachartikel, Interviews oder anderweitige redaktionelle Unterstützung zu diesem Thema anbieten.